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合思佟佩泽:AI让无需报销从L4走向L5

时间:2024-04-24 09:25:06   来源:消费快报

  4月23日,以“IT到AI替”为主题的2024合思春季产品发布会在广州正式召开,大会现场400位企业CEO、CFO、CIO与主流媒体共同参会,广发银行为本次大会独家战略支持方。大会现场,合思首席产品架构师佟佩泽分享无需报销的“消费-入账-归档”解决方案,并展示了合思“无需报销+AI”的探索与实践。

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  佟佩泽认为,无需报销不应只是消灭“报销”动作,更是深入消费环节的无需垫付、无需开票、无需提单,深入归档环节的无需打印、无需归档。“近两年来,通过对财务数字化领域的持续深耕,合思完成了无需报销的持续迭代与进化。今天,合思通过无需报销已经可以帮助企业节约35%的差旅成本,覆盖线上+线下100%因公消费场景,95%的发票无需人工处理,99.99%的对账准确率。此外,合思根据不同企业的自身规模和需求,提出电子会计档案建设‘两步走’,大企业则可选择领先的单套制电子会计档案,中小企业可先通过‘电子凭证中心’,推动企业无纸化建设进程,快速应对数电票时代的电子凭证管理难题。

  现场,佟佩泽展示了合思AI审批、AI风控模型等“无需报销+AI”场景应用。“合思从2022年就开始关注和实践AI,我们相信通过AI与合思的产品研发和技术解决方案的不断融合,可以帮助客户解决更多问题。另外,我们也正在不断推动财务人的思维转变,促动他们积极拥抱AI、善用A、驾驭AII,利用好这一先进技术工具,让AI成为财务人的智能助理。”

  以下为佟佩泽现场演讲实录(有精简):

  01

  充分释放创造力,因公消费管理更轻松

  “报销-入账-归档”,是国家对因公支出管理过程的概括总结。报销的前提是有因公消费,2022年合思在行业内首次正式提出“无需报销”概念,即通过“事前、事中管控”代替“事后报销”,实现员工消费即合规,无需垫资、无需开票、无需报销。因此,合思在无需报销解决方案中,构建了覆盖全流程链路的解决方案,即合思无需报销的“消费-入账-归档”解决方案。

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  历经两年时间的进化,这一解决方案正在持续突破企业降本增效的天花板。在差旅成本方面,当员工在合思商城在线消费时,通过聚合多供应链、会员联合登陆、协议托管等方式,以及合力省、买贵赔等服务,帮助企业降低差旅成本的幅度从20%提升到的35%。

  在发票自动化方面,合思的发票自动化率也从85%提升到了95%。对于电子发票,合思提供了邮箱、微信支付宝卡包、文件上传、拍照等多种采集方式,自动查重验真验签,同时对于纸质发票,采用高速扫描仪,实现批量快速复核。

  值得关注的是,95%的发票自动化能力,也包括了数电票。从外观上看,数电票与一般的电子发票区别不大,但在凭证归档环节,大部分数电票唯一可归档的格式是XML,而XML格式是计算机可读,人不可读,并且在任何人的电脑上都可以用记事本打开编辑随意修改。

  因此,如何让人“分清”数电票类型、“看懂”数电票信息、“辨别”数电票真伪,是很多企业面临的共性难题。合思给出的答案是——无需分清,无需看懂,甚至无需经手。不管你拿到的是一张数电票还是纸电票,是PDF、OFD还是XML,甚至是一张照片,一个屏幕截图,只要你能拿到那个看起来是发票的东西,到合思费控或者合思付款里报销报账,合思就会根据上传的文件类型等信息,自动完成发票OCR或数据提取,而后进行验真、验签、查重,最后基于取得的发票信息,从国税官方库中取得可用于归档的发票原文件。

  在消费场景覆盖方面,2023年,合思针对线下消费场景推出易商卡。无论是路边摊吃拉面、还是村头打车,以往这些让员工和财务觉得报销与合规都极为困难的线下消费场景,在易商卡面前都不再是难事。

  员工通过易商卡消费时,合思会实时进行事中检查。以往,线下消费往往是企业的灰色地带,一方面员工需要自行垫资,报销不及时;另一方面,消费场景复杂,财务与管理人员难以追溯当时消费的合理性。易商卡不仅可以实现因公消费公司直接支付,同时提供事中管控,可根据单笔消费的发生目的,实时要求员工提交相应证据,保证信息真实性。消费发生后将实时捕捉到系统中,财务对所有消费动向了如指掌。商家开出的数电票也会推送到企业的税务数字账户中,合思会自动拉取这些发票,与已经发生的消费流水进行匹配,匹配成功即可自动执行报销流程。在这个过程中,员工全程无需经手发票,发票伴随业务发生自动流转。

  对账方面,每到月底,合思商城自动根据订单记录生成电子对账单,根据不同企业的审批要求,自动拆分为多个子账单审批,对账完成后可一键统一开票,对账准确率从98%提升到99.99%。在这背后,合思累计投入2656个人日的研发资源,完成1381次功能迭代以及对97种消费场景的补充优化。提升1.99个百分点看似很小,但换个角度,原本每50张订单有1张需要人工介入,变成每1万张订单有1张。从财务人的体感上,就是“这个对账怎么每个月都出问题”变成“好像我真的可以不太管对账这个事儿了”,这其中产生了巨大的飞跃。

  02

  企业电子会计档案建设“两步走”

  随着数电票的持续普及,越来越多的发票不再需要人工经手。可能在05后大量步入职场时,这些孩子们都不知道发票为何物了。而当发票流转到最后,就迎来了它生命旅程的终点,归档,也就是合思档案所承载的功能。为了装订装册、档案整理、制证装盒工作,很多财务小姐姐甚至都不能做美甲。有了合思档案以后就不一样了,凭证能不打印就不打印。

  过去一年里,合思档案完成了186次产品迭代,通过了生产环境千亿级别的数据压力,超213家客户共创,助力25家客户参与国家试点,100%验收成功。在电子会计档案政策趋于明晰、产品趋于完善的当下,一步到位的确是个不错的选择;但另一方面,我们也看到还有很多中小企业有着预算上的压力。因此,我们专门提供了合思档案的青春版——电子凭证中心。

  合思档案的单套制,就是以一套完整的电子档案数据为主,电子化数据全链条完整,线下仅留存原生性为纸质的财务档案用于是留存备查。另外,企业会计资料大多数来源不同的业财系统集成,如发票来源票据系统,银行回单来源资金系统,业务单据来源OA、费控系统,记账凭证、财务报告、会计账簿来源核算系统,会计资料来源系统多且杂,来源系统的工作流相互之间又是独立的,很难保障最终生成的档案是一定完整合规的,而在自动审计、智能审计、大数据审计面前,哪怕一点点错误也会暴露无遗。

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  对此,合思档案专门提供了业务完整性检测功能,实现会计资料归档前的最后一环自查自检,有效补充了前端业财系统疏忽遗漏,保障财务整理存档前的会计资料齐全完整,提高档案管理的质量和效率。购买合思档案,就相当于买了个房,一间拥有近乎无限平米的数字化的财务档案室。任何种类的会计凭证的都可以收纳到这间档案室里,实现采制管用全链路闭环。

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  而对于预算有限的企业,在买房的选项之外,我们又盖了一栋可供出租的精装公寓——电子凭证中心,拎包入住带保安。9大类电子凭证多渠道获取,如果企业使用合思费控、合思付款等其他产品,数据即可天然打通、自动流转;抑或此前不是合思客户的企业,也可以“拎包入住”,实现所有凭证自动化验签验真、数电票XBRL封装、生成实例文档、单套制归档,完成电子凭证报销入账归档全流程合规管理,实现会计凭证不打印。

  拎包入住的成本仅为5980每年,电子凭证中心全功能开放,并赠送100GB永久存储空间,相当于一间300平米的档案室。无论是“尊享豪宅合思档案”,还是“拎包入住电子凭证中心”,我们都基于这样一个朴素的愿望——愿每张电子发票都不需要打印,愿每位财务老师的双手都能被善待。

  03

  无需报销+AI,探索每一个财务场景的智能化方式

  AI时代,财务场景与AI如何融合?这也是合思一直在积极思考和探索的问题。从2022年起,合思就开始关注和实践AI,我们发现未来的财务人还包括AI,它既是赋能者,也是交易对手,也可能是决策者。AI可以取代部分基础的决策工作,形成一个单点的经营节点。近两年,合思一直在积极探索AI与财务的融合场景,开展各种预研和对国内外大语言模型能力的测试,以及AIGC在产品接入和内部提效等多方面的评估。

  围绕无需报销全链路场景,合思正在做一系列AI应用实践,目前取得了阶段性成果。例如,AI审批环节,我们将易商卡与AI结合起来。易商卡服务的是线下消费,这意味着消费行为可能发生在任何时候——可能是凌晨3点的机场,员工在改签机票,也可能是一场大型活动中临时购买饮料小吃。此时若是消费超标,显然员工是无法及时联系主管或财务的,由此限制易商卡使用的灵活性。而AI就可以很好解决这一问题。接下来,我们通过真机演示,请现场观众一起喝啤酒,向大家展示AI在易商卡超标场景下的应用。

  在过去,我们超标时只能自掏腰包垫付,或者等待漫长的审批。而现在,AI审批让大家有了一位7x24小时在线的智能财务BP,它永远耐心,永不疲倦,一丝不苟,毫无私心。诚然,直接将审核工作交给AI,相比于技术上的问题,如何解决责任归属可能是更大的挑战。因此我们也设计了其他AI辅助的应用场景,让AI为人类员工提供帮助而不是直接代替人类做决定。比如,在审批时,通过AI助理帮助审批人提前发现单据中的各种问题,辅助审批决策,只需上传一份公司的财务制度,AI就可以自动学习,并基于制度来进行特异化的审批检查。

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  又比如,当出差申请通过后,AI根据出行目的及企业的差旅制度,寻找合适的酒店与机票。你只需决定要去哪里,至于怎么去、定什么酒店、买哪张票,通通无需费心。AI会借助合思商城的聚合消费数据,全网比价,根据你的个人偏好、企业制度设计最佳出行计划。除此之外,还有更多的AI场景正在与原型客户共创中。欢迎加入合思AI共创计划一同探索“财务+AI”场景应用。

  欢迎前往合思官方微信公众号获取绿皮书电子版

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  我们相信,通过AI与合思的产品研发和技术解决方案的不断融合,可以帮助客户解决更多问题;我们相信,随着AI智能的能力提升,先进企业的无需报销能力也将从高度自动化的L4级走向智能化的L5级。同时,我们也正在不断推动财务人的思维转变,促动他们积极拥抱AI、善用A、驾驭AII,利用好这一先进技术工具,让AI成为财务人的智能助理。

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